Forma dokumentowa została wprowadzona do kodek­su cywilnego we wrześniu 2016 roku. Mimo, że przepisy prawa wprost przewidują stosowanie tej formy zawierania umów od prawie ośmiu lat, w dalszym ciągu zdarza się, że spotyka się ona ze zdziwieniem.

Tymczasem wprowadzenie nowego sposobu zawierania umów stanowi znaczne ułatwienie dla przedsiębiorców i ich kontrahentów, usprawnia proces zawierania umów a także oszczędza czas i pieniądze. Dzięki braku konieczności składania podpisów własnoręcznych, drukowania, przesyłania i archiwizowania dokumentów proces zawierania umowy znacznie się skraca i nie generuje kosztów.

Wraz z rozwojem i upowszechnieniem różnych form nowoczesnych środków komunikowania forma dokumentowa stała się jednym z najczęściej wykorzystywanych sposobów składania oświadczeń woli. Zważywszy na stosunkowo małą popularność kwalifikowanego podpisu elektronicznego i tym samym formy elektronicznej, w praktyce niemal cała komunikacja elektroniczna odbywa się z wykorzystaniem formy dokumentowej (poczta elektroniczna, konta w sklepach internetowych, portalach, w tym portalach aukcyjnych, bankowość elektroniczna).

Jak wskazano w projekcie ustawy, potrzeba wprowadzenia formy dokumentowej wynikała z chęci odformalizowania obrotu oraz stworzenia ram prawnych funkcjonowania formy, która od dłuższego czasu była i jest już w obrocie powszechnie stosowana, a z uwagi na co­raz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii stale zyskuje na znaczeniu.

A zatem, co to jest ta forma dokumentowa? Otóż jest to najniższa ze wszystkich form czynności prawnych przewidzianych w kodeksie cywilnym, która nie wymaga podpisu własnoręcznego ani elektronicznego, w szczególności kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Do zachowania formy dokumentowej wystarcza złożenie oświadczenia w postaci dokumentu, w sposób umoż­liwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

A zatem, warunkami koniecznymi zachowania formy dokumentowej są: (1) złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu oraz (2) złożenie oświadczenia w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie.

Dokumentem z kolei jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Wprowadzenie powyżej przytoczonej definicji słowa „dokument" zrywa z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma, sprawiając, że pojęcie dokumentu należy rozumieć znacznie szerzej.

Co istotne kodeks nie przewiduje technicznych aspektów ani wymogów dla dokumentów. Dzięki temu treść dokumentu może zostać dowolnie przedstawiona, np. poprzez znaki graficzne, dźwięk lub obraz, a także utrwalona na dowolnym nośniku, np. na papierze, ale także urządzeniu informatycznym, i przy pomocy dowolnych środków, np. długopisu, pióra, ale też komputera czy telefonu komórkowego.

Przy zawieraniu umowy w formie dokumentowej nie ma wymogu jej podpisania. Przepisy przewidują, że minimalnym wymogiem dla złożenia oświadczenia w formie dokumentowej jest stworzenie w dowolnej formie możliwości ustalenia osoby oświadczającego, np. poprzez napisanie danych personalnych tego podmiotu, przy użyciu stosownej pieczątki imiennej, jak również napisanie nazwiska na końcu wiadomości przesłanej e-mailem lub SMS-em.